Time Blocking

Eine Methode für den besseren Fokus

Time Blocking ist eine Methode, mit der man lernt bewusster mit der Zeit umzugehen. Dein Tag wird in zeitlichen Blöcken eingeteilt, wo nur bestimmte Aufgaben ununterbrochen und ungestört bearbeitet werden. Dadurch schafft man wirklich mehr in einer kürzeren Zeit. Und es kann auch Stress reduzieren, weil man mehr Pausen und Me-Time einplant.

Für wen lohnt sich Time Blocking:

1. Wenn du kaum eine Aufgabe schaffst, die innerhalb von 2 Stunden erledigt werden sollte, weil du ständig mit Unterbrechungen zu kämpfen hast.
2. Wenn du kurz vor dem Burnout bist, weil du dir selbst nicht genug Pausen und Auszeit eingeplant hast.
3. Wenn du mehr Zeit in Projekten reinstecken möchtest, die dir viel bedeuten.
4. Wenn du viele verschiedene Projekte zeitgleich managen musst.
5. Wenn du merkst, dass du so viel Zeit verschwendest mit Kleinigkeiten (wie Emails und Nachrichten beantworten).
6. Wenn du zu Multitasking neigst, das dich nicht voranbringt.
7. Wenn du mehr qualitative Zeit mit Familie verbringen möchtest.

So funktioniert Time Blocking

Man fasst ähnliche Aufgaben zusammen und plant sie in genaue Zeitblöcken ein, in denen man sie erledigen möchte. Dabei achtet man darauf, dass diese Zeitblöcke im Kalender visuell markiert werden. Man legt die Zeitblöcke so fest, dass diese nicht gestört und keine anderen Termine eingeplant werden. Das heißt jetzt nicht, dass man den ganzen Tag verplanen muss. Man setzt nur ein paar Zeitabschnitte für den Tag fest, die unter keinen Umständen geändert werden sollen.

Gehen wir das mal schrittweise an:

1. Finde heraus, welche Aufgaben wichtig, dringend und ähnlich sind.
2. Finde heraus, wann du am produktivsten bist.
3. Finde heraus, wie viel Zeit du für eine Aufgabe brauchst.
4. Finde heraus, wann und wie viele Pausen du haben möchtest. Und auch wann du Zeit für dich und Familie brauchst.
5. Schätze ein, wo es unerwartete Unterbrechungen und Zeitverluste geben könnte.
6. Plane sie anschließend in Zeitblöcken in einem Kalender deiner Wahl ein.

Was könnte dabei schieflaufen?

Nichts ist perfekt! Es gibt genug Dinge, die schieflaufen können. Alles, was wir machen können, ist es zu akzeptieren und sich nicht dafür fertigzumachen. Man kann Time Blocking aber verbessern, indem man auf Folgendes achtet:

1. Falsche Priorisierung. Es werden Tage geben, wo man nicht alle Aufgaben erledigen kann. Und das ist völlig OK.
   Hier wäre es besser gewesen zu schauen, welche Aufgaben wirklich heute zu erledigen sind und welche bis morgen oder nächste Woche Zeit haben.
2. Unerwartetes ist nicht immer dringend. Stelle dir zuerst die Frage, ob das, was plötzlich reingefallen ist auch so wichtig und dringend zu erledigen ist. Kann es um eine Stunde warten?
3. Falsche Einschätzung der eigenen Produktivität. Wenn man sich nach ein paar Tagen erschöpft fühlt, dann sollte man nochmal schauen, dass man die Zeitblöcke anders verteilt.
4. Alles bis ins kleinste Detail durchgeplant. Es gibt Termine, die nun mal fest sind. Time Blocking ist nicht dafür da, dass man die ganzen 24 Stunden fest einplant. Es reicht aus nur einen kleinen Zeitraum im Tag festzulegen, z.B. von 9 – 10 Uhr morgens ist Zeit für Kreatives oder von 19 – 20:30 Uhr ist Zeit nur für die Kinder.
   Dasselbe gilt auch für Unternehmer, die Freiraum schaffen sollen für spontane Meetings und Mitarbeitergespräche.
5. Kaum Spielraum. Zeitblöcke für persönliche Zeit muss nicht mit festen Bezeichnungen für Aktivitäten gelegt werden. Es reicht hier einfach nur den Zeitraum festzulegen und grob mit „persönliche Zeit“ zu versehen. Dann man diesen Zeitabschnitt so nutzen, wie es einem in den Sinn kommt. Ohne sich unter Druck zu setzen, dass man unbedingt Sport treiben muss, weil man es so aufgeschrieben hat. Vielleicht war dieser Abschnitt eher geeignet für Eltern besuchen oder lesen.

Warum kann Time Blocking so effektiv sein?

1. Viele nicht so wichtige Aufgaben werden auf einmal erledigt wie z.B. Emails beantworten oder Briefe und Pakete versenden.
2. Die Methode zeigt ganz genau auf, wo du mehr oder weniger Zeit investierst. Dadurch kannst du erkennen, wo du eventuell Zeit verschwendest.
3. Sie kämpft gegen deinen Perfektionismus an. Durch den Zeitlimit, den man sich setzt, kann man auch zeitig aufhören mit der ständigen Korrektur. Häufig sind Arbeiten bereits gut genug zum Präsentieren.
4. Sie wirkt auch gegen das Prokrastinieren. V.a. gegen Aufgaben, die sehr viel Konzentration benötigen. Man legt sich einen Zeitraum fest und zieht es durch ohne abgelenkt zu werden. Dadurch kommt man selbst mit schwierigen Aufgaben schrittweise voran. (Und man fühlt sich ein Stückchen besser, weil man es geschafft hat daran zu arbeiten!)

Fazit

Was mir persönlich hilft, ist z.B. den Smartphone während der Arbeit woanders hinzulegen und stumm zu schalten (das gilt auch für andere Geräte). Man wird dann nicht durch die zahlreichen Benachrichtigungen in Form von Emails oder Social Media Neuigkeiten abgelenkt.

Oft lege ich nur bestimmte Tage fest für eine Hauptaufgabe wie z.B. jeden Montag Vormittag ist bis 12:00 mittags Zeit für mich, wo ich meine Hobbies nachgehe oder Selfcare betreibe. Viele Content Creator:innen haben sogar einen Plan, wo für jeden Tag nur eine bestimmte Handlung festgelegt ist. Dadurch haben sie am Ende eine Menge an Content erstellen können für mindestens zwei Wochen.

Aber alles braucht seine Zeit bis sich das eingependelt hat, was für dich am optimalsten wäre. Probiere es aus, feile daran rum und am Ende hast du ein passendes System.